Автоматизация отдела продаж в Омске

Когда руководитель говорит «у нас всё автоматизировано», обычно это значит, что куплена CRM. Но продажа проходит через четыре-пять программ: рекламный кабинет, телефонию, систему продаж, учёт и склад. Значение имеет не каждая по отдельности, а то, как они передают друг другу данные. У оптовых и производственных компаний Омска к этому добавляется длинное плечо доставки по области: пока обмен со складом идёт вручную, менеджер обещает срок, которого нет.

Схема обмена вместо списка программ

Проект начинается со схемы: какая система является источником каждого числа. Правило простое – у показателя должен быть один хозяин:

• цена и остаток живут в учётной системе;
• контакт клиента и история переговоров – в системе продаж;
• запись разговора – в телефонии, ссылка на неё – в карточке сделки;
• источник обращения – в рекламных метках, сохранённых при первом касании;
• план и факт по менеджеру – в отчётах, собираемых автоматически.

Как только у показателя появляется два хозяина, начинаются споры о том, чьи цифры правильные. Такие споры съедают больше времени, чем сама настройка.

Первое слабое звено: обращения

Заявки приходят с сайта, по почте, в мессенджеры и по телефону. Соединяется с системой обычно только сайт, остальное живёт по старому. В результате часть обращений вообще не попадает в статистику, а время ответа считается по трети потока. Мы сводим каналы в одно окно и включаем автоматическое распределение: у обращения сразу появляется ответственный и срок первого контакта.

Второе слабое звено: телефония

Связка станции и карточки рвётся на мелочах. Разные форматы записи номера порождают дубли клиентов. Переадресация на мобильный убирает запись разговора. Пропущенный вызов в обеденное время не создаёт задачу. Каждый случай разбирается отдельно, потому что настройки живут на стороне оператора связи.

Отдельная задача – привязка звонка к рекламе. Без сквозной нумерации все вызовы приходят на один номер, и оценить отдачу каналов нечем: в отчёте они выглядят одинаково. Пока источник звонка не сохраняется в карточке, бюджет распределяется вслепую. Настройка занимает пару дней и обычно окупается первой же отключённой кампанией, которая не приносила сделок.

Третье слабое звено: учёт и склад

Здесь ломается не техника, а справочники. Один и тот же товар в двух системах называется по-разному, единицы измерения не совпадают, контрагент заведён дважды. Автоматический обмен переносит порядок, если он есть, и умножает беспорядок, если его нет. Поэтому мы сверяем номенклатуру до включения обмена, а не после. Технические подробности вынесены на страницу интеграции с 1С.

Почему рабочая связка перестаёт работать

Через несколько месяцев после запуска отказы повторяются из раза в раз:

1. сменился пароль или ключ доступа к почтовому ящику отдела;
2. обновилась конфигурация учётной системы, и поля перестали совпадать;
3. появился новый прайс, который никто не выгрузил в систему продаж;
4. сотрудник начал вести клиента в личной переписке;
5. ошибки обмена никуда не пишутся, и о сбое узнают от клиента.

Журнал обмена и назначенный ответственный решают эту задачу дешевле любой доработки. Сбой становится виден в день, когда он случился.

Бюджет сборки и сроки этапов

Единое окно для всех каналов заявок – от 60 000 ₽ и неделя работы. Отчёты руководителя, которые собирают данные из этих каналов, – от 70 000 ₽ и полторы недели. Контроль качества с прослушкой звонков по чек-листам – от 65 000 ₽. Полная автоматизация отдела занимает 3-4 недели, первый месяц доработок бесплатный, дальше – сопровождение от 18 000 ₽ в месяц.

Начните с разбора: два дня, схема обмена и смета на выходе. Позвоните по номеру +7 (901) 417-22-12 или оставьте заявку через контакты – мы посмотрим, какие связки у вас уже есть и какие из них рвутся. Полный прайс собран в разделе цены.